生産性を損なわずにフレキシブルなワークスタイルに切り替える12のスマートな方法

日本では近年、「ワークライフバランス」が見直され「働き方改革」が導入され、時短勤務やフレックスタイム制の導入、フリーランスや在宅勤務など、働き方が多様になってきています。

それでも、古い雇用スタイルの概念に縛られ、固定の9時5時勤務(+長時間の残業！)のみしか勤務時間を許していない企業も未だに多い現状です。

フレキシブルなワークスタイルは社員一人一人の生活スタイルや働き方に合わせることが出来、働き続けたいと思っている優秀な社員を個人のライフステージの変化などを理由に退職させる事無く雇用を続けることが出来、且つ企業経費も抑えることが出来る制度でもあります。

Grasp!でもフレックスタイム制を導入しており、誰一人と固定の曜日や時間で出社してはいません。それぞれの家庭の事情などを考慮し、家族や自分自身の時間を犠牲にすること無く、仕事とプライベートのバランスを保てるように努めています。

Grasp!がこのような新しい働き方を体現していくことで、企業の新しい雇用スタイルを考えるキッカケになって頂けたら幸いです。

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(原文：Switch To Flexible Working Hours Without Losing Team Productivity: 12 Smart Tactics : https://www.forbes.com/sites/forbeshumanresourcescouncil/2019/08/30/switch-to-flexible-working-hours-without-losing-team-productivity-12-smart-tactics/#7d778bd877a6)

よりフレキシブルなワークスタイルを労働者に提供することは現在、世界中のビジネストレンドとなっています。フレキシブルなワークスタイルは、従業員がより充実したワークライフバランスを達成し、それにより職場での幸福感を増す事ができるよう企業が支援するものですが、多くの企業は生産性を失うことへの恐怖から導入を躊躇しているのが現状です。

フレックス制に移行する間、企業は従業員の効率を維持するためのルールを設定する必要があります。ここでは、Forbes Human Resources Councilの12人のメンバーによる、従業員の福利に焦点を当てながら生産性を維持するために企業が実施できる12の方法を紹介します。

1.　まずはパイロットプロジェクトから始める

優秀な従業員による小さなチームを選び、彼らにフレックス制を提供してみましょう。彼らには、フレックス制導入後もパフォーマンスへの期待は変わらないことを明確にしましょう。チームとそのマネージャーからフィードバックを収集し、生産性、保持率、および結果を確認しましょう。驚くような結果になるかもしれません。

2.　コアタイムを設定する

フレックス制の労働環境に慣れていない企業は、従業員がオンラインまたは職場にいる必要があるコアタイムを設定することにより、フレックス制導入の最初の一歩を踏み出すことができます。

例えば、午前9時から午後3時の間等にコアタイムを導入すると良いでしょう。就業時間内に作業を完了出来るのであれば、これらのコアタイム外に必要に応じて出入りを可能とします。社内業務が円滑に回れば、マネージャーもフレックス制を受け入れることができるでしょう。

3.　マネージャーをトレーニングする

フレキシブルなワークスタイルは、従業員を採用・定着させるための素晴らしいツールになります。しかし、このような選択肢のほとんどが失敗するのは、マネージャーがリモートワーカーを管理するスキルや能力を持っていない事が理由に挙げられます。

マネージャーは適切適所で人材を雇う方法を学び、在職中に担当ワーカーと積極的に関わる必要があります。

4.　リーダーに決定する自主性を与える

所属組織やその企業文化がフレキシブルなワークスタイルに十分に対応できるかどうか確信がない場合は、非公式に試してみましょう。リーダーに自主性を与え、必要なときに従業員に柔軟性を与えましょう。彼らが公正に業務を遂行し、円滑に業務が進むかどうか観察しましょう。

5.　明確な目標を設定する

労働時間ではなく結果に焦点を当てた作業環境を作るには、全員が企業の方向性を向いている必要があります。従業員はそれぞれ異なる場所や時間で異なる仕事をしますが、チームにアクセスできなければ生産性と利益が低下する可能性があります。そのため、従業員ごとに大まかな目標を設定する必要があります。

6.　短期的な結果に焦点を当てる

フレキシブルなワークスタイルの導入前に、生産性に直接影響する短期間(30、60、90日など)の測定可能な結果を明確に割り出しましょう。これによりリーダーとチームメンバーは、「何」が行われているのか、「どのように」行われているのかに集中できます。「どのように」に取り組むかが議論に取り上げられた際には、企業のスタンダードに焦点を合わせましょう。

7.　従業員により多くのコントロールと影響力を与える

雇用主は、チームメンバーに業務や個人の生活においてより多くのコントロールと影響力を提供する必要があります。より長期間のワークスケジュールの共有や交代勤務可能な状態にさせる手配などを行うと良いでしょう。

生産性を確保するためには、同様のスキルセットを持つ従業員のグループ内で交代勤務を維持することで、従業員に柔軟性を与え、エンゲージメントを高め、欠勤を減らすことが出来ます。

8.　適切なテクノロジーを使用する

リモートワークは従業員の幸福度を増しますが、フレックスワーカーやリモートワーカーは「繋がり」を感じる必要があります。SlackやYammerなどのチャットツールを使用すると、エンゲージメントや一体性を促進できます。音声のみの電話会議だけでなく、ビデオ会議を開催することを検討してください。そうすれば、従業員はオフィスにいるかリモートにいるかにかかわらず、お互いを感じることができます。コミュニケーションが非常に重要であり、適切なテクノロジーがこれをシームレスにすることができます。

9.　結果を定期的かつ一貫してレビューする

毎月または四半期ごとのレビューは必須です。レビュー無しでは、業績を自身の直観に頼るようになり、生産性に焦点を置き始めると特定の従業員は自分が犠牲になっていると感じるリスクを冒すことになります。また、定期的なレビューを行わない場合、何かを見逃す危険もあります。フレックス/リモートワーカーかどうかにかかわらず、主要な指標を一貫して確認することをお勧めします。

10.　組織化された柔軟なルーティンを実行する

従来の労働環境内での変化の管理を円滑にするために、組織化されたルーティンはオープンで柔軟な将来のポリシーへの移行を容易にするのに役立ちます。企業は従業員の勤務スタイルを分析し、それぞれの従業員にどのやり方が有効かを判断する必要があります(例：自宅やカフェ勤務の曜日を決めると、従業員はそれに応じて作業に集中する時間を計画するのに役立ちます)。

11.　明確な報連相がある

明確な報連相は、目標や基準の設定、あらゆる方面におけるコミュニケーションやコラボレーションを潤滑化や向上に役立ちます。報連相には、毎週または隔週の会議、ビデオ会議、SlackやTrelloなどの共同作業ツール、およびそれぞれの作業やサービスの範囲を明確にするためのチーム主導のスケジュールの共有時間などが含まれます。効果的なツールの使用は、それぞれのステータス、行動、成果物、タイミングを特定するのに役立ちます。

12.　汎用的なアプローチを取らない

顧客や最前線の従業員に近いマネージャーを信頼し権限を付与することにより、柔軟な勤務形態をサポートする企業文化を構築します。部署ごとにニーズが異なるため、汎用的なアプローチをとらないことが重要です。個々のマネージャーに、従業員にフレキシブルなワークスタイルを与える最善策をHRに説明しましょう。そして、合意されたフレキシブルなスケジュールを文書化しましょう。

まとめ：

欧米では一般的になりつつあるフレキシブルなワークスタイル。企業にとっても従業員にとっても利点も多い中、なかなか踏み出せない企業も多い事でしょう。

今後、より働き方の選択肢が増え、個々の能力を発揮できる場が増え、社会がより豊かになっていくことをGrasp!は願っています。

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